Vous devez rédiger un courrier administratif mais vous vous sentez perdu dans la marée des normes à respecter ?
Vous avez peut-être oublié les règles de présentation de la lettre officielle, ou vous sentez submergés devant les listes interminables de formules de politesse qui veulent tout et rien dire ?
Comment s’y retrouver ? Comment bien rédiger sa lettre administrative pour parvenir à ses fins ?
Rassurez-vous, dans cet article je vous guide pas à pas pour écrire une lettre administrative claire, structurée, et efficace. Car que ce soit pour contester une facture, demander une aide, résilier un contrat ou faire valoir vos droits, la forme de votre courrier compte tout autant que le fond.
À la fin de votre lecture, vous saurez comment présenter, rédiger et formuler une lettre qui a toutes les chances d’atteindre son objectif.
Sommaire
1- Les différents types de lettres
2- La présentation d’une lettre officielle
3- Les formules de politesse
4- Le contenu de la lettre officielle
5- Astuces pour rédiger une lettre administrative efficace
Les différents types de lettres
Tout d’abord, pour écrire juste et bien, il est important de connaître sa cible. Lorsque l’on souhaite envoyer un courrier, on distingue deux types de correspondance :
1- la correspondance personnelle = tous les courriers qui sont émis dans la sphère privée.
Il peut s’agir d’une lettre d’invitation à un anniversaire, une soirée, une lettre de félicitations, de remerciements, ou bien une lettre d’amour, ou de rupture…
2- la correspondance administrative = l’ensemble des courriers qui sont rédigés à l’intention des institutions et organismes français.
Elle comprend aussi tous les courriers officiels, c’est-à-dire tous les courriers émis vers les autorités (président de la République, procureur, juge, maire, préfet…etc).
Dans cet article nous allons nous focaliser sur les courriers administratifs et voir comment bien rédiger une lettre officielle.
La présentation d’une lettre officielle
Pour envoyer une lettre administrative efficace, il est important que sa présentation soit soignée.
- Les lettres administratives sont le plus souvent des documents papiers qui tiennent sur une ou deux pages maximum. Pensez à indiquer les numéros et le nombre de pages que contient votre courrier (1/2 – 2/2).
C’est la norme AFNOR NF Z11-001 de juillet 1982 qui fixe les éléments obligatoires à introduire dans un courrier officiel et leur position.
Voici un guide visuel et pratique des règles de présentation de la lettre officielle :
Petit focus sur la présentation des courriers administratifs :
- Tout le texte est justifié (même les parties à droite de la page) ;
- La taille des marges dépend de la norme AFNOR (pensez à les ajuster en utilisant les règles graduées visibles en haut et à gauche de votre page, elles sont présentes sur tous les logiciels de traitement de texte – y compris Google Doc !) ;
- Les références apparaissent avant l’objet ;
- La formule d’appel est reprise à l’identique dans la formule de politesse ;
- La signature est alignée avec le destinataire de la lettre.
Les formules de politesse
Même si elles peuvent parfois paraître lourdes et désuètes, les formules de politesse sont obligatoires lorsque l’on rédige une lettre administrative. Pour éviter de blesser ou insulter l’interlocuteur, il est important de les utiliser à bon escient dans votre lettre.
1- la formule d’appel : c’est elle qui introduit le courrier
2- La formule de politesse: à la fin de votre courrier administratif, elle reprend systématiquement la formule d’appel.
Je vous réserve un article entier sur mes meilleures astuces en matière de formule de politesse ! Quand et comment bien les utiliser ? Comment ne pas s’y perdre… Si le sujet vous intéresse, faites-le moi savoir !
Le contenu de la lettre officielle
Lorsque l’on rédige un courrier administratif, on peut avoir tendance à se dire “tant que je respecte les règles de présentation, je suis sauvé”. Certes, la présentation joue un grand rôle, mais elle n’est pas suffisante.
Car une jolie lettre c’est bien, une lettre qui nous permet d’obtenir ce que l’on veut c’est mieux !
Dans le cas de la correspondance administrative, chaque partie de la lettre correspond à une motivation précise, et chaque phrase ne contient qu’une idée.
Les phrases sont courtes, sobres, avec un vocabulaire adapté qui appartient au registre courant. (On évite de saluer sa reus ou de demander à son bro un payback…)
De manière générale :
- Le premier paragraphe de votre lettre expose la situation dans laquelle vous êtes.
(exemple : “La semaine dernière, j’ai reçu de la part de votre service un courrier de mise en demeure de paiement de ma taxe foncière, avec majorations de retard.”)
- Le deuxième paragraphe expose le problème rencontré.
(exemple : “Cependant, je suis dans l’incapacité de payer l’ensemble de ce que je vous dois en une fois, en raison de mon licenciement économique.”)
- Le troisième paragraphe propose une solution, ou en demande une.
(exemple : “Je me permets donc de vous demander la mise en place d’un échéancier de paiement sur 6 mois, à partir de juin 2022.”)
- Le dernier paragraphe conclut la lettre par une demande de rendez-vous, d’entretien, d’information complémentaire…etc, et une formule de politesse.
(exemple : “Dans l’attente de votre réponse, je vous prie d’agréer, Madame Fleury, l’expression de mes respectueuses salutations.”)
Chaque paraphe est séparé du suivant par un saut de ligne. Il n’est aujourd’hui plus nécessaire d’utiliser les alinéas au début de chaque nouveau paragraphe.
Astuces de L’écritorial pour rédiger une lettre administrative efficace :
- Rédigez votre lettre avec des phrases positives, qui permettent d’induire un sentiment d’apaisement chez l’interlocuteur, surtout quand on écrit une réclamation.
(exemple : “Nous voulons vous assurer que nous prenons votre réclamation très au sérieux […] Nous espérons que ces mesures répondront à vos attentes et que vous serez satisfait de notre service à l’avenir.”)
- Pensez à utiliser des mots de liaison pour faciliter l’enchaînement des paragraphes et des idées, cela rendra votre courrier plus facile à lire et à comprendre.
(exemple : de plus, aussi, alors, donc, toutefois, néanmoins, en effet, au contraire…etc.)
- Pour les courriers professionnels, préférez les “salutations” aux “sentiments”.
- Si vous commencez votre formule de politesse par “Dans cette attente”, poursuivez par “je vous prie…” car c’est vous qui êtes dans l’attente.
- Evitez d’utiliser les formes abrégées des titres de civilité : “Madame, Monsieur,” au lieu de “Mme, M,”.
Pour toute aide sur les formes abrégées des titres, des nombres ou autres, Contactez-moi ! Je me ferai un plaisir de vous créer un guide simple et pratique des abréviations les plus courantes.
Pour conclure :
Une lettre bien présentée, bien structurée et bien formulée fait souvent toute la différence dans vos démarches administratives. En suivant ces conseils, vous augmentez vos chances d’être entendu et compris par votre interlocuteur… et donc d’obtenir ce que vous demandez !
Vous avez besoin d’aide pour formuler votre courrier ?